Geplaatst op
Wanneer je een eigen bedrijf hebt of op de een of andere manier te maken krijgt met een heleboel documenten, dan kan het prettig zijn om hier een archief voor te hebben. Ondanks dat je misschien weet dat de kans dat een van die documenten ooit nog nodig is, is het fijn om te weten dat je er altijd nog bij zou kunnen. Een fysiek archief is hiervoor dan zeker een optie, maar digitaal archiveren kan vandaag de dag ook heel goed. Verder klinkt digitaal archiveren niet alleen heel hip, maar is het ook nog eens best wel voordelig.
Vaak goedkoper dan een fysiek archief
Zo is digitaal archiveren onder andere vaak een stuk goedkoper dan een fysiek archief onderhouden. Je moet hier immers mensen voor inhuren en je hebt een stuk van een pand nodig voor het archief. Verder is de kans natuurlijk ook altijd aanwezig dat er ergens iets kapot gaat of dat er onderhoud nodig is. Dit zijn allemaal zaken waar je mee te maken kunt krijgen als je je documenten opslaat in een fysiek archief. Hier valt dus best wel wat geld te besparen.
Actuele versie van een bestand
Daarnaast is het zo dat een fysiek archief geen rekening houdt met de actuele versie van een document. Wellicht is het wel zo dat er een document te vinden is dat hopeloos verouderd is. Mocht je dan een document zoeken en mocht je je op zo’n document baseren, dan kan dat nogal vervelende gevolgen hebben. Actuele bestanden zijn dus van groot belang voor een bedrijf. Ook hiervoor kan digitaal archiveren best wel eens een goed idee zijn.
Vind een bepaald bestand snel
Ook is het prettig aan digitaal archiveren dat je snel en eenvoudig allerlei bestanden kunt vinden. Waar je hiervoor anders helemaal naar het fysieke archief zou moeten gaan en vervolgens zou moeten zoeken, is dat met digitaal archiveren niet nodig. Je kunt vaak eenvoudig en snel vinden wat voor bestand je ook zou zoeken. Op die manier verspil je geen kostbare tijd aan iets wat makkelijk te voorkomen is.